Reglamento de procedimiento de conformidad con el artículo 8, apartado 2, de la LkSG
I. Establecimiento y objeto del procedimiento de quejas
La empresa Miele estableció un procedimiento de quejas adecuado de conformidad con el artículo 8 de la LkSG. El procedimiento de quejas permite a las personas denunciar riesgos para los derechos humanos y para el medio ambiente, así como infracciones de obligaciones en materia de derechos humanos o medioambientales que se hayan producido como consecuencia de las actividades económicas de una empresa en su propio ámbito de actividad o de un proveedor directo o indirecto.
II. Responsabilidad y accesibilidad
El procedimiento de quejas se encuentra a cargo del Defensor del Pueblo externo, al que se puede contactar de las siguientes maneras:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D-33602 Bielefeld
Teléfono: +49 521 557 333 0/Celular: +49 151 58230321
Correo electrónico: ombudsmann@thielvonherff.de
Plataforma de reportajes: www.report-tvh.com
Página de inicio: www.thielvonherff.de
El abogado de confianza actuará como abogado independiente y autónomo. Será imparcial y no estará sujeto a ninguna instrucción de la empresa en lo que respecta al tratamiento sustantivo del asunto. El abogado de confianza está obligado a guardar secrecía. Si así lo desea, mantendrá la confidencialidad de la identidad de la persona que proporcione la información.
III. Procedimiento de queja
El abogado de confianza recibe la denuncia y, si es necesario, debate los hechos del caso con la persona que hace la referencia. En cualquier caso, el informante recibe un acuse de recibo.
El abogado de confianza examinará si se ha producido un incumplimiento de las obligaciones en el sentido de la LkSG o una infracción de otras leyes o normas internas. Si existen indicios suficientes de tal incumplimiento, transmitirá los hechos que se le presenten de forma admisible a la empresa para su investigación, siendo el departamento de cumplimiento normativo el responsable de su ejecución operativa. El abogado de confianza no realizará ninguna investigación por sí mismo para no poner en peligro su neutralidad.
La empresa deberá seguir la denuncia de conformidad con la ley y las normas internas y teniendo en cuenta los intereses de todas las partes implicadas. La investigación deberá llevarse a cabo con rapidez y sin grandes interrupciones.
Las personas afectadas por una investigación deberán ser tratadas de forma justa y respetuosa. La presunción de inocencia se aplica a todas las personas afectadas. Se deberá garantizar el derecho a ser escuchado. Por este motivo, las personas afectadas por un denunciante serán informadas lo antes posible sobre la denuncia recibida, y se les informará de sus derechos a la información y la rectificación. Sin embargo, si existe un riesgo grave de que la notificación pueda poner en peligro la investigación de la denuncia, la notificación podrá posponerse hasta que se haya completado la investigación o hasta que el riesgo haya dejado de existir.
La evaluación jurídica de los hechos investigados y la determinación de las medidas adecuadas para eliminar y prevenir prácticas comerciales indebidas las lleva a cabo la empresa, que puede consultar paratal efecto al abogado de confianza. Las medidas pueden incluir, por ejemplo, una acción civil adecuada o la intervención de una autoridad. Incluso si no se encuentran infracciones en un caso concreto, pueden ser adecuadas las propuestas de cambios en los procesos de trabajo y de negocio, así como cambios en las normas organizativas y de comportamiento.
La persona que realiza la denuncia puede obtener información sobre el estado del caso del Defensor del Pueblo en cualquier momento. Tres meses después de la recepción de la denuncia, recibirá información sobre las medidas de seguimiento de la denuncia. A más tardar una vez finalizado el proceso, el Defensor del Pueblo le informará del resultado en la medida en que lo permita la ley.
IV. Protección de la persona que proporciona la información
En general, el denunciante está protegido contra cualquier acción discriminatoria o disciplinaria. No se tolerarán represalias contra él. Si hay indicios de represalias contra el denunciante, se debe contactar inmediatamente al asesor confidencial.
Si el abogado de confianza ha asegurado a la persona que proporciona información que mantendrá la confidencialidad, no revelará su nombre e identidad a la empresa ni a terceros sin su consentimiento. Si el abogado de confianza es interrogado como testigo en un proceso penal, civil o de otro tipo, solo revelará el nombre e identidad de la persona que proporciona la información si tanto la persona que proporciona la información como la empresa se lo permiten por escrito.
El deseo de la persona que proporciona la información de proteger su identidad se opone al interés de las personas afectadas por la información en que se revelen los hechos. Por este motivo, tampoco se tolerará el abuso deliberado de la posibilidad de presentar quejas y denuncias según el § 8, párrafo 2, página 3 de la LkSG. El consejero confidencial debe advertir a la persona que presente la denuncia durante la primera entrevista que, en caso de uso indebido deliberado del procedimiento de queja, su identidad puede ser revelada a la empresa.
V. Protección de datos
El abogado de confianza garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales de conservación y de las disposiciones de la ley de protección de datos. Los datos personales recopilados se limitan a la información sobre la identidad, la función y los datos de contacto de las personas que proporcionan la información y de las personas interesadas, así como a los demás datos personales que sean absolutamente necesarios para la tramitación del asunto. Además, solo se almacenan los hechos notificados, los detalles del procesamiento, el seguimiento del informe y los informes de auditoría.
El plazo de conservación de los datos personales recogidos en el marco de denuncias e investigaciones es de dos meses tras la finalización de las investigaciones. Este plazo se amplía en consecuencia si tras la conclusión de la investigación se inician procedimientos disciplinarios o judiciales, u otros litigios en los que es necesario utilizar los datos.
El responsable de la protección de datos comprobará periódicamente la conformidad del procedimiento de queja con la protección de datos.
VI. Eficacia del procedimiento de apelación
La eficacia del procedimiento de queja se revisa una vez al año y de forma puntual, por ejemplo, si la empresa prevé un cambio o ampliación significativos de la situación de riesgo en su propia área de negocio o con su proveedor directo, por ejemplo, como consecuencia de la introducción de nuevos productos, proyectos o una nueva área de negocio.